Optimiser son voyage d’affaire
Posted on octobre 30, 2009
Filed Under Actualite | Leave a Comment
Damien Fruchart, Dirigeant d’ASIX (conseil et accompagnement à l’international), nous fait bénéficier de son expérience et nous propose un dossier sur la préparation d’un voyage d’affaire; étape primordiale dans le cadre de l’internationalisation des activités d’une entreprise.
L’équipe Veillex.com tient à remercier Damien pour sa participation et sa contribution. Vous aurez le plaisir de le retrouver ponctuellement, durant l’année, sur notre magazine pour d’autres dossiers.
Vous pouvez également prolonger ce dossier avec la lecture du MOCI de cette semaine, avec un article sur les voyages d’affaire: les entreprises cherchent de plus en plus à réduire leurs coûts dans la préparation du voyage d’affaire. (MOCI, n°1849).
Extrait du dossier:
« Le voyage d’affaire est un des moyens les plus efficaces pour réussir sa prospection export. Il permet à toute entreprise de s’ouvrir sur des marchés extérieurs, de rechercher de nouveaux partenaires, d’établir de nouveaux contacts et aussi de signer de nouveaux contrats.
Le succès et le retour sur investissement de cette mission dépend en particulier d’une préparation minutieuse. L’organisation d’un voyage professionnel s’oriente en trois phases essentielles :
- Préparer son départ.
- L’organisation sur place.
- Le suivi de la mission.
1. Préparer son départ
La définition des objectifs est un point clé, pour cela il faut songer à s’informer sur la conjoncture du marché, la pertinence de vos produits ou services, évaluer la concurrence pour établir les grandes lignes de stratégie d’entrée sur le marché.
Une fois les objectifs fixés, passons aux aspects pratiques:
- Déterminez les dates de voyage en faisant attention aux jours chômés (weekend, jours fériés et période de jeune comme le ramadan typique à chaque destination)
- La réservation de votre billet d’avion doit se faire rapidement pour pouvoir confirmer ses rendez-vous et obtenir le meilleur rapport qualité/prix en comparant différentes compagnies aériennes et agences de voyage. Il est judicieux parfois de prévoir une arrivée anticipée d’un à deux jours, afin de pouvoir se remettre du décalage horaire et de préparer ses rendez-vous.
Conseils pratiques: pour pouvoir bénéficier de tarifs avantageux, essayer tant que possible d’avoir des dates de réservation flexible d’une à deux jours, en effet parfois les billets peuvent varier du simple au double.
- L’hébergement est aussi important que le voyage, à savoir que pendant la période des salons, les hôtels sont souvent complets. Le choix de l’hôtel n’est pas une décision à prendre à la légère. Il faut vérifier s’il y a une possibilité d’organiser des réunions, de recevoir des fax, si l’emplacement est approprié par rapport aux rendez-vous, particulièrement dans les grandes villes.
Conseils pratiques: Si vous vous avez déjà quelques contacts sur place, demandez leurs conseils, la majorité dispose de tarifs négociés avec de grands hôtels.
- Se faire confirmer sa couverture d’assurance : la majeure partie des cartes de paiements incluent une assurance, si celle-ci n’est pas suffisante il ne faut pas hésitez à se couvrir auprès de compagnies spécialisées.
- Vérifiez la validité de ses documents officiels : passeport, visas, vaccins, validité de sa carte de crédit, se procurer un permis de conduire international si nécessaire et avoir un peu de monnaie du pays afin de payer les taxis ou pourboires à son arrivée.
- Comprendre la culture dans laquelle le voyageur pénètre : les coutumes pour s’adapter aux usages, les horaires (respects, heure de repas), mode d’habillement, mixité, …
D’un point de vue commercial il faut également préparer sa démarche :
- Constituez un dossier sur l’entreprise dans la langue du pays visité (brochures, outils promotionnels, cartes d’affaires, échantillons, etc., en quantité suffisante) ou le cas échéant en Anglais.
- Vérifiez s’il y a des formalités douanières à remplir pour l’import temporaire d’échantillons commerciaux.
- Dans le cas où un interprète est nécessaire, ne pas hésitez à lui envoyer les documents commerciaux de vos produits/services et de votre société. De cette façon il pourra les assimiler et mieux les vanter devant vos clients.
- Établir un budget, évaluer les coûts de transport et de séjour.
2. L’arrivée sur place
L’essentiel de votre temps sera consacré aux rendez-vous d’affaires donc en premier lieu confirmez vos rendez-vous ou prévenir en cas de retard.
Gardez toujours à l’esprit votre emploi du temps, un retard pourrait donner une fausse impression à vos prospects. Pour cela, votre emploi du temps doit être souple et garder des laps de temps pour les imprévus.
En moyenne le voyageur d’affaire peut effectuer entre 2 et 4 rendez-vous en une journée. Dans tout les cas, travaillez de manière rigoureuse en programmant plutôt deux jours de plus à l’ajout de deux rendez-vous supplémentaires sur une même journée.
Se garder du temps pour l’imprévisible et pour visiter les points de vente avec des produits concurrents, identifier des distributeurs, des agents ou d’autres intervenants sur place, pour confirmer ou modifier le profil de la clientèle tel qu’établi au départ, pour faire un bilan quotidien des activités et des remontées commerciales.
Conseils pratiques: Pour améliorer vos performances sur place rien de tel qu’anticiper le décalage horaire durant les jours précédents le vol. A l’arrivée, il est recommandé de s’adapter directement aux horaires locaux et d’attendre la nuit pour dormir (un peu de comprimé de caféines, ou des cafés bien fort devraient faire l’affaire) et s’exposer le plus possible à la lumière du jour. Mais si vous ne résistez pas, faîtes donc une ou plusieurs siestes de 30 minutes maximum et de petits exercices physiques vous aideront à rester éveillé.
3. Le retour et le suivi des prospects
L’étape est essentielle à la réussite du voyage d’affaires pour consolider les contacts établis lors de son voyage, cela passe par:
- Des remerciements personnalisés pour chacun des contacts,
- L’envoi des documentations, cotations, échantillons et informations demandés évitant tout discrédit.
- Exploiter les résultats de la mission: par un suivi méticuleux des possibilités de ventes à l’export.
Tout contact non sollicité une semaine après le voyage est commercialement perdu pour l’entreprise, ce qui représente une perte d’argent.
De nombreuses aides et subventions, assurances à l’export sont mises en place et actualisées (Assurances prospection de la COFACE, SIDEX, aide régionales,…).
N’hésitez pas à consulter votre expert à l’international, qui est le mieux placé pour vous orienter…
Damien FRUCHART, Société ASIX, Développez vous à l’international
Leave a Reply